Einführung eines projektübergreifenden Ressourcenmanagements

Kurzfassung

Die Abteilung Verkehrsmanagement des Instituts für Verkehrssystemtechnik besteht aus fünf Forschungsgruppen mit aktuell 47 Mitarbeitern und 15 Studenten. Die Vielzahl der Projekte wird von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Gruppen bearbeitet, so dass wir von einer Matrixstruktur sprechen können. Die Wissenschaftler und Studenten arbeiten parallel an mehreren von extern fokussierten Projekten, deren Projektverlauf sich in unterschiedlichen Phasen befindet. Dadurch entsteht die Notwendigkeit, den Bedarf, den konkurrierende Projekte um Ressourcen haben, optimal zu koordinieren. Angesichts dieser Problematik haben wir in der Abteilung Verkehrsmanagement des Institutes Verkehrssystemtechnik Prozesse und Routinen eingeführt, um Konflikten vorzubeugen und projektübergreifend Effizienz zu erzielen. Hierzu gehörten: - die Kommunikation der Notwendigkeit für ein übergreifendes Ressourcenmanagement, - das Schaffen einer einheitliche Struktur für die Projektplanungen, - das Zusammenführen aller Projektplanungen, - das Aufdecken von Konflikten und Herbeiführen von Lösungen sowie - das Schaffen von Transparenz, Kontinuität und Verlässlichkeit. Im Kontext der Unternehmenskultur einer Forschungseinrichtung war dies eine Herausforderung. Nicht nur für die Projektleiter sondern auch für die Mitarbeiter brachte diese Entwicklung zunächst subjektiv nur Einschränkungen. Dementsprechend schwierig gestaltete und gestaltet sich dieser Veränderungsprozess. Nach nunmehr drei Jahren, in denen wir das projektübergreifende Ressourcenmanagement anwenden und (versuchen zu) leben, sind aber auch Erfolge sichtbar.